Удостоверяющая печать
Удостоверяющая печать, Гербовая печать — инструмент для заверения подлинности документов, а также оттиск, полученный с помощью этого инструмента.
Оттиск печати может быть выполнен на пластичном материале (сургуче, воске, пластилине) или выглядеть как фигурный рельеф на бумаге. Будучи установленной на кольце, печать называется перстнем-печаткой. Ниже описаны инструменты и способы создания отпечатка. Если оттиск сделан как рельеф, с помощью сильного давления на бумагу, и имеет в местах касания печати уплотнения — это сухая печать. В прочих случаях используется жидкое или сжиженное вещество вроде чернил или воска, обычно цветом отличающееся от бумаги. В юридических целях определение печати могут расширить, включив штампы и даже написание специальных слов (например, «seal» или «L.S.» в американском законодательстве). Изучением печатей занимается вспомогательная историческая дисциплина сфрагистика.
Цилиндрическая печать
Цилиндрическая печать — выточенный из камня небольшой цилиндр с продольным осевым отверстием, который использовался в Древнем мире в качестве удостоверения личности автора документа или свидетеля его подписания. Боковая поверхность цилиндра (труцил) содержала уникальную резьбу по камню, как правило, содержащую религиозный сюжет. Наибольшее распространение цилиндрические печати получили в Месопотамии, где, начиная с шумерского периода, такая печать являлась важнейшим, всегда носимым с собой, атрибутом человека.
Печати и их назначение
Печати и их назначение. Виды печатей. Государственная гербовая печать. Нормативные акты об изготовлении и пользовании печатями. ГОСТ Р 51511-2001 о требованиях к изготовлению гербовых печатей. Порядок проставления оттиска печати на документах. Отличие печати от штампа.
Согласно ГОСТ Р 51511-2001 "ПЕЧАТИ С ВОСПРОИЗВЕДЕНИЕМ ГОСУДАРСТВЕННОГО ГЕРБА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ". Печать: Устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу. Оттиск: Изображение клише печати на бумаге. Клише печати: Элемент печати, содержащий зеркальное отображение оттиска печати. Печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации: Печать, имеющая в центре клише печати зеркальное отображение Государственного герба Российской Федерации.
Печати бывают круглые, реже – треугольные. Они подтверждают подпись должностного лица, расписавшегося на документе. Поэтому на печатях непременно должна присутствовать информация об организации или лице, владельце печати. Печати подразделяются на следующие виды: гербовые; печати юридических лиц и организаций без прав юридического лица, не имеющих права иметь гербовые печати; простые (печати с надписями: отдел кадров, общий отдел, для пакетов и т. д.).
Гербовая печать (ГОСТ Р 51511-2001) всегда бывает круглой. Ее имеют право использовать только государственные организации, или частные, получившие статус государственных. Минимальный размер изображения Государственного герба Российской Федерации должен вписываться в окружность диаметром 14(+1) мм. Вокруг Государственного герба Российской Федерации на расстоянии 1_-0,1 мм располагается по окружности микротекст, включающий информацию о заказчике печати с содержанием идентификационного налогового номера (ИНН ХХХХХХХХХХ), а также по его усмотрению, код по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО ХХХХХХХХ) и т.п. Между микротекстами с позитивным и негативным начертаниями по часовой стрелке и симметрично относительно вертикальной оси клише печати располагаются строки информационного поля, содержащие полное наименование юридического лица в именительном падеже, в скобках - его краткое наименование (если таковое имеется), и основной государственный регистрационный номер (ОГРН ХХХХХХХХХХХХХ) заказчика печати согласно записи в Едином государственном реестре юридических лиц. Наименование юридического лица должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах. Сокращенное наименование приводится в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах, и помещается в круглых скобках после полного наименования. При наличии у юридического лица вышестоящей организации приводится ее краткое наименование, а при его отсутствии - полное наименование, которое располагается перед полным наименованием юридического лица. При этом в наименовании юридического лица допускается не повторять наименование вышестоящей организации. В нижней части информационного поля против часовой стрелки симметрично относительно вертикальной оси клише печати размещается следующая вспомогательная информация о печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации: номер печати (если печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации для данного юридического лица изготовлена не в единственном экземпляре), обозначаемый арабскими цифрами, начиная с цифры 2 для второй печати; буква Д с записанным через дефис порядковым номером дубликата, начиная с римской цифры I для первого дубликата печати. Запись "2Д-И" означает, что оттиск произведен вторым дубликатом второй печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации должны быть изготовлены таким образом, чтобы при их проверке и использовании на документе оставался четкий оттиск всех элементов изображения. Насыщенность и цветовой тон всех участков оттиска должны быть равномерными. Не допускаются визуально различимые: выдавливание краски за края печатных элементов, недопечатки и непропечатки, искажения деталей изображения на оттиске, а также смазывание и стирание. В оттиске должны проявляться все обязательные и дополнительные элементы изображения и защиты. Специальные требования к упаковке, маркировке и транспортированию не предъявляются. При изготовлении клише печати используют резину, предназначенную для лазерной гравировки, или другие материалы с техническими показателями, соответствующими этой резине. Штемпельная краска после получения оттиска на бумаге не должна изменять визуально различимую цветовую насыщенность при дневном свете и комнатной температуре в защищенном и не защищенном от прямых солнечных лучей месте, а также геометрические характеристики изображения и характеристики элементов защиты. Минимально допустимая высота букв шрифта на информационном поле клише печати 1,5 (+0,1) мм, ширина штрихов знака шрифта - не менее 0,1(+0,01) мм. Угол наклона боковых поверхностей печатающих элементов по отношению к перпендикуляру к плоскости клише печати должен быть от 40° до 70°. После изготовления клише печати поверхность печатающих элементов должна быть гладкой. Если имеются царапины и рубцы, то они должны быть визуально различимы только через лупу 15-кратного увеличения. Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации должны нести в себе не менее четырех обязательных элементов защиты от подделки: 1) Микротексты типа "белый текст на черном фоне", расположенные по внешнему кольцу обода клише печати. Размер элементов микротекста от 0,5 до 0,8 мм. 2) Микротекст типа "черный текст на белом фоне", выполненный в виде разделительного кольца, отделяющего строки текста информационного поля от изображения Государственного герба Российской Федерации. Размер элементов микротекста от 0,5 до 0,8 мм. 3) Наличие линий толщиной 0,08(+0,01) мм. 4) Наличие элементов с полутоновым растром с линеатурой не ниже 80 линий на сантиметр. могут применяться дополнительные элементы защиты: 1 Специально разработанные шрифты, при этом допускается изменение отдельных букв шрифта, внесение в шрифт в контрольных точках печати дефектов, имитирующих естественные дефекты резины. 2 изменение геометрических пропорций печати, придание им неправильной формы. 3. Использование радужных голограмм. Нумерация голограмм должна быть выполнена лазерным нумератором. 4. Для повышения сохранности оттисков печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, в том числе передаваемых для архивного хранения, допускается ламинирование документов, на которых ставится такая печать.
Согласно Государственному стандарту РФ ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Документы заверяют печатью организации. Оттиск печати проставляется в низу почти справа. Она должна полностью читаться.
Согласно ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, часть I, ст.5021).
Отличие печати от штампа: Штамп - это вид печати прямоугольной формы. Штамп, в отличие от печати, ничего не удостоверяет и не подтверждает. Он выполняет чисто информационные функции. Штамп – это разновидность печатной формы, служащей для производства оттиска на документах, она содержит текстовую информацию. Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характера применяются соответствующие мастичные штампы.
Удостоверяющая печать
Это печать, созданная для удостоверения подлинности какого-либо документа или предмета. Обычно, удостоверяющей печатью подкрепляют подпись ответственного лица – представителя организации. Таким образом добавляя новую степень защиты оригинала от подделки.
Служа именной этой цели, на удостоверяющей печати можно встретить различные уровни защиты от подделок ее самой. К таким можно отнести использование герба и логотипов, растровые фоны, скрытые изображения Moiright (например), применение невидимых ультрафиолетовых чернил.
По законодательству нашей страны удостоверяющую печать обязаны иметь все государственные структуры и организации, а также юридические лица. От обязанности иметь такую печать недавно были освобождены индивидуальные предприниматели. Но и здесь есть исключения.
На каких документах и как ставить оттиск печати (что захватывать, а что нет).
Какие виды печатей существуют, и что скрывается за понятиями гербовая печать, реестровая печать, основная печать, круглая печать, дополнительная, специального назначения. Какие организации какие виды печатей имеют право использовать. Может ли быть несколько основных печатей. Как изготовить максимально защищенную печать. Как документально легализовать ее. Как навести порядок в использовании разных видов печатей в организации (основной, «для договоров», «для таможенных документов» и т.д.). Показали примеры оформления приказов о вводе печати в оборот и выводе из него, журнала выдачи (учета) печатей, акта об уничтожении печати комиссией.
Удостоверение документов является необходимым условием обретения ими юридической силы и значимости. Чтобы проект документа перешел в статус юридически значимого документа, обычно его надо подписать и зарегистрировать (присвоив дату и номер), какие-то документы еще требуют утверждения, проставления оттиска печати и т.д. Итак, проставление оттиска печати – это дополнительный способ подтверждения достоверности документа. При этом информация на клише печати должна полностью совпадать с информацией, содержащейся в ЕГРЮЛ и в бланке документа.
Где ставить оттиск печати? Ответ на этот вопрос дает ГОСТ Р 7.0.97-2016. Если про виды документов, на которых должна ставиться печать, он говорит обтекаемо, то про место проставления – вполне четко.
Пункт 5.24 ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» 5.24 Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации. Документы заверяют печатью организации. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» («Место печати»).
В редких случаях правила оформления конкретного вида документа могут содержать указание на необходимость его заверения печатью. Но в отношении большинства документов нормативная база «молчит», это значит, что проставления печати не требуется. Более того, явно просматривается тенденция на уменьшение ее использования. Чтобы сориентировать вас, приведем список конкретных видов документов, которые часто оформляет служба делопроизводства: на большинстве из них печать ставить точно не надо; на некоторых она стала не обязательной, но «для пущей важности» (и для тех, кто не в курсе изменения правил) ее продолжают ставить. Правда, из общего правила бывают исключения – для каких-то разновидностей этих документов необходимость оттиска печати может прямо оговариваться нормативным правовым актом.
Чтобы работники вашей организации точно знали, на каких документах какую печать ставить, этот момент нужно прояснить в локальном нормативном акте.
Расположение оттиска печати по отношению к подписи в действующих нормативных правовых актах не установлено (есть только рекомендации ГОСТ). Если форма документа предусматривает проставление печати, то место оттиска может быть обозначено буквами «М.П.». Если на документе такой отметки нет, то рекомендуется оттиск печати проставлять так, чтобы: она задевала часть наименования должности, но при этом должна быть полностью четко видна личная подпись должностного лица (которую мы удостоверяем), а также вся информация на самом оттиске печати.
Виды печатей В крупных организациях достаточно сложно организовать проставление оттиска одной печати на всех необходимых документах, оформляемых во многих структурных подразделениях, в т.ч. удаленных (например, в представительствах и филиалах). Поэтому кроме основной печати стали изготавливать дополнительные. Давайте разберемся в возможных видах печатей и используемой терминологии.
Обратите внимание: в организации может быть не только 1, но сразу несколько основных печатей, тогда на каждой печати, начиная со 2-й, указывается ее номер арабской цифрой (см. далее п. 3.5 ГОСТ Р 51511-2001). Еще встречается понятие «реестровая печать» – она регистрируется в реестре печатей и получает индивидуальный номер, который фигурирует на ободке оттиска. Но обязанность для юридических лиц регистрировать свою печать была в России отменена лет 20 назад. Например, раньше в Москве такую регистрацию осуществлял ГУП «Московский реестр», который ныне упразднен, его архив передан «частной конторе» ООО «Мосреестр», она продолжает эту деятельность по собственной инициативе. Теперь регистрация печатей – дело добровольное и никаких правовых последствий не несет. Защищает ли дополнительно изготовление печати с регистрацией в таком реестре? Наверно, да. Но можно и своими внутренними документами легализовать и зафиксировать оттиск своей печати (см. Примеры 2 и 5). Некоторые организации используют следующий метод (хотя это все-таки экзотика): обращаются к нотариусу и в его присутствии ставят несколько четких оттисков своей печати на листе, все это заверяется нотариусом. Потом такой документ будет нотариально заверенным доказательством того факта, что на ту дату организация обладала именно той печатью.
Для заверения подлинности на подпись ответственного лица проставляется печать. В учреждениях, как правило, печати бывают двух видов: одна гербовая печать (или приравненная к ней в коммерческих организациях) и несколько простых.
Гербовая печать
В соответствии со ст. 4 Федерального конституционного закона Российской Федерации «О Государственном гербе Российской Федерации» «Государственный герб Российской Федерации помещается на печатях федеральных органов государственной власти, иных государственных органах, организаций и учреждений, а также органов, организаций и учреждений независимо от форм собственности, наделенных отдельными государственно-властными полномочиями».
Форма и требования к гербовой печати
Форма, размеры и технические требования к гербовой печати определены достаточно точно в новой редакции ГОСТ Р51511-2001 «Печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования» с изменениями, внесенными постановлением Госстандарта России от 25.12.2002 № 505.
Гербовая печать изготавливается круглой формы. В центре печати изображается герб Российской Федерации, а по окружности наименование юридического лица, которое должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах. Сокращенное наименование приводится в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах и помещается в круглых скобках после полного. Наименование на иностранном языке воспроизводится в тех случаях, когда оно установлено в учредительных документах и пишется после наименования на русском языке.
Требования к печати акционерных обществ описаны в п. 6 ст. 2 Федерального закона «Об акционерных обществах»: «Общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место его нахождения. В печати может быть также указано фирменное наименование общества на любом иностранном языке или языке народов Российской Федерации».
Документы, требующие проставления печати
Гербовая печать или приравненная к ней в негосударственных учреждениях проставляется на подлинниках документов, требующих особого удостоверения: договорах, документах, удостоверяющих личность, трудовой стаж, квалификацию (паспорт, трудовая книжка, диплом и т.д.).
Многие бухгалтерские документы требуют проставления гербовой (в коммерческих организациях — приравненной к ней) печати. Это и гарантийные письма на выполнение работ, услуг и т.д.; поручения (бюджетные, банковские, пенсионные, платежные и др.); заявления (на аккредитив, об отказе от акцепта и т.д.); доверенности (на получение товароматериальных ценностей) и т.д.
Простые печати
Простые печати бывают различной формы: круглая, квадратная, треугольная и прямоугольная. На них нет изображения герба, а воспроизводится название учреждения или структурной части. В учреждении таких печатей может быть несколько, их оттиски проставляются на справках и пропусках, копиях документов, выходящих за пределы учреждения, размноженных экземплярах распорядительных документов при их рассылке, при опечатывании пакетов, бандеролей, шкафов и дверей сейфов и т.д.
Письма, выполняемые на бланках, кроме гарантийных, не требуют удостоверения печатью.
О печати
Казалось бы, о печати уже все сказано, и вряд ли можно что-то добавить. Что может быть проще, чем «штамповать» принесенные документы? Однако, столкнувшись с обучением практикантов, я поняла, что даже такая простая манипуляция порою вызывает сложности и вопросы, а потому требует определенных разъяснений.
На каких документах и в каких случаях нужно ставить оттиск печати?
Прежде всего необходимо помнить о том, что основной печатью организации заверяются подписи только первых лиц: руководителя, его заместителя, главного бухгалтера.
Для заверения подписей руководителей управлений/департаментов/отделов в структуре организации служат вспомогательные печати – печати структурных подразделений, например, «Отдел кадров», «Управление кредитования» и др. При этом наименование подразделения на печати и в организационно-штатной структуре организации должны быть идентичны.
Перечень основных документов, подлежащих заверению печатью, был разработан ВНИИДАД в 80-х годах прошлого века. На него можно опираться при разработке внутренних правил использования печатей вашей организации. Однако не стоит забывать, что за три десятка лет многое изменилось. Кроме того, в перечне приведены документы, подлежащие заверению головной печатью, и оставлены без внимания их вспомогательные коллеги – печати структурных подразделений.
Так, согласно ГСДОУ[1] головной печатью заверяются следующие документы:
• копии учредительных документов;
• договоры, заключаемые с предприятиями, учреждениями, организациями, изменения и дополнения к ним;
• штатное расписание и изменения к нему;
• акты (выполненных работ, приема законченных строительством объектов, списания, экспертизы и т.д.);
• гарантийные письма (на выполнение работ, услуг и т.д.);
• доверенности[2];
• соглашения;
• чековые книжки;
• платежные поручения, поручение на перевод средств, другие бухгалтерские документы, подтверждающие прохождение денежных средств (мемориальные ордера и т.п.);
• банковские карточки и другие документы с образцами подписей уполномоченных лиц, представляемые в соответствующие организации для операций, совершаемых организацией;
• архивные справки о подтверждении трудового стажа, копии (выписки) архивных документов;
• отчеты установленной формы и пр.
Внутриведомственными инструкциями может быть оговорено обязательное наличие печати на запросах, направляемых в сторонние организации (например, запросы силовых структур в банки о движении денежных средств на счетах подозреваемых организаций).
А вот приказы и распоряжения по основной деятельности, а также письма, за исключением финансовых и гарантийных, печатями не заверяются.
Перечень документов, заверяемых печатями структурных подразделений, следует оговорить в локальном распорядительном документе организации.
При этом следует помнить, что на большинстве кадровых документов (приказах, распоряжениях и т.п.) печать не ставится. Исключение составляет трудовая книжка, в которой печатью нужно заверять титульный лист (при его заполнении или внесении изменений) и запись об увольнении[4].
Печатью службы ДОУ заверяются копии растиражированных внутренних документов.
Обратите внимание
Много споров возникает по поводу печати на счетах-фактурах. Точку в этом вопросе поставило постановление Правительства РФ от 16.02.2004 № 84, пунктом 12 которого реквизит «М.П.» был исключен из типовой формы счета-фактуры.
Где проставить оттиск?
Вне зависимости от вида печати, существуют универсальные правила их проставления на документах: печать проставляется либо на специально обозначенном месте (М.П.), либо так, чтобы она захватывала окончание наименования должности лица, подписавшего документ. Данное требование закреплено в п. 2.6.22 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры России от 08.11.2005 № 536.
Если требуется удостоверить заверительную надпись на прошитом документе, оттиск печати должен захватывать как часть листочка-заверителя, так и поверхность, к которому приклеен лист.
Оттиск печати на квитанции к приходно-кассовому ордеру должен захватывать и ту часть документа, которая остается в вашей организации.
Недопустимо ставить печать поверх личной подписи.
И наконец, категорически запрещено проставлять оттиск печати на чистых листах и незаполненных бланках, т.к. это реальная провокация для злоупотребления и угроза безопасности.
Как ставить печать?
При «пропечатывании» документов, прежде всего платежных, старайтесь, чтобы оттиск не был тусклым, размытым. Плохо читаемый или частично пропечатанный оттиск печати может стать основанием для отказа нотариуса заверить копию документа, а для банка – принять платежное поручение к исполнению. Поэтому своевременно меняйте (заправляйте) штемпельную подушку.
После замены или заправки штемпельной подушки, прежде чем ставить печать на документ, сделайте контрольный оттиск на черновике. Иногда печать необходимо промокнуть от излишней краски, чтобы избежать размытости или смазанности оттиска.
Готовясь «проштамповать» документ, убедитесь, что под ним ничего нет. Скрепка, неровно сложенные листы многостраничного документа или иной инородный предмет, лежащий под стопкой документов, могут послужить помехой для оттиска. В результате вы получите его половинку или смазанный отпечаток.
Уход за печатью
В результате эксплуатации резиновое клише забивается грязью, буквы становятся похожими на кляксы. Неряшливый вид печати на документах не только не красит организацию, но и является основанием для отказа в приеме тех или иных документов, например платежных поручений. Поддержать печать в надлежащем виде можно при помощи обыкновенной зубной щетки, которой можно мягко очистить клише, не повредив нанесенного рисунка. После чистки печать надо промыть под струей проточной воды и промокнуть.
Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Требования к документам и службам документационного обеспечения (одобрена коллегией Главархива СССР 27.04.1988; приказ Главархива СССР от 23.05.1988 № 33).
Иногда организации, имеющие филиалы, делегируя полномочия своему представителю, оформляют доверенность неправильно: вместо печати головной компании они ставят штамп подразделения. Такая доверенность недействительна.
Согласно п. 2.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69.
Согласно п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (в ред. от 19.05.2008).