Статья 03
Что такое факсимиле подписи

Что такое факсимиле. Когда можно использовать факсимиле подписи в документооботоре организаци.
В предпринимательской деятельности необходимо регулярно подписывать документы: заполнять декларации, визировать документы для покупателей, вести переписку с поставщиками и общаться с банками. Чтобы упростить и ускорить работу, можно использовать факсимильную подпись, но только в определённых случаях. В статье разбираемся, что такое факсимильная подпись и как её использовать.

Что такое факсимиле
Факсимиле — это точная копия подписи человека, перенесённая на бумагу с помощью специального устройства или штампа. Ещё существует цифровой вариант факсимиле — это картинка подписи, которую вставляют в документы в электронном формате. Такую печать-клише используют, чтобы упростить процесс подписания документов, особенно когда подписей нужно сделать очень много.
Факсимиле обычно делается в виде штампа. Вы оставляете свою подпись как референс на бумаге, а специалисты превращают её в печать. Когда нужно подписать что-то, вы просто ставите этот штамп на документ — он оставляет отпечаток вашей подписи.

Печать-факсимиле бывает с разными оснастками: ручной, автоматической или электронной, изготовленной с помощью сканирования автографа. Чаще всего оригинал такой подписи принадлежит руководителю или лицу, ответственному за делопроизводство в компании.

Что можно, а что нельзя подписывать факсимиле
По российскому законодательству использовать факсимиле можно, если это зафиксировано в договоре. То есть обе стороны согласились с тем, что использование печати-клише возможно, и уточнили это в документах (п. 2 ст. 160 ГК РФ). В этом случае штамп-факсимиле может быть аналогом подписи ответственного лица.

Факсимиле нельзя использовать:
В документах, которые несут финансовые последствия, например в платёжках, — Письмо МНС РФ от 01.04.2004 «Об использовании факсимиле подписи»
В доверенностях — Письмо МНС РФ от 01.04.2004 «Об использовании факсимиле подписи»
В первичных документах, например счетах-фактурах и налоговых декларациях, — Письмо Министерства финансов РФ от 10.04.2019
В трудовых договорах и любых кадровых документах — ч. 1 ст. 67 ТК РФ
В расходных ордерах и кассовой книге — Указание Банка России от 11.03.2014 «О порядке ведения кассовых операций»
Поэтому перед тем, как использовать штамп-клише в работе, лучше дополнительно проконсультироваться с юристом.

Как изготовить факсимильный штамп
Факсимиле можно изготовить самостоятельно или с помощью специалистов. Как правило, профессионально созданное факсимиле прослужит дольше и доставит меньше неудобств, чем самодельное.

Шаг 1. Подготовьте образец подписи
Определите, какую подпись вы хотите использовать для факсимиле, и сделайте чёткий образец для штампа. Распишитесь чёрной или синей ручкой на чистом белом листе бумаги. Можно это сделать несколько раз, чтобы выбрать самый удачный вариант.

Шаг 2. Выберите производителя печати
Сравните компании, которые занимаются печатями и штампами в вашем городе, узнайте стоимость изготовления факсимиле. Заказать факсимильный штамп можно в компании из другого города, но тогда на доставку понадобится дополнительное время и деньги.

Шаг 3. Закажите факсимильный штамп
Свяжитесь с выбранной компанией, обсудите все детали: размер печати, цвет чернил, варианты оснастки и дополнительные мелочи. После проверьте и утвердите макет штампа перед его изготовлением.

Шаг 4. Протестируйте факсимиле и обеспечьте его хранение в компании
После того как вы получите печать, обязательно протестируйте её. Если оттиск штампа получился недостаточно ровным или возникли другие проблемы, свяжитесь с компанией, которая его изготавливала. Если вас устраивает качество, продумайте, где вы будете хранить штамп. Это должно быть безопасное место, недоступное для посторонних людей.

Как внедрить в бизнесе
Внедрение факсимиле — это вопрос не только удобства, но и безопасности и соблюдения юридических норм. Правильно организованный процесс позволит компании эффективно использовать факсимиле, не рискуя нарушить законодательство.
Определите, для каких целей вашей компании может быть полезно факсимиле. Это могут быть внутренние документы, рутинные бумаги или корреспонденция с клиентами.
Разработайте приказ или регламент по использованию факсимиле, который будет определять, в каких случаях можно использовать печать-штамп, кто будет ответственными лицом. Установите контроль над доступом к факсимиле, чтобы только доверенные сотрудники могли им пользоваться. Например, можно положить печать в сейф или передать секретарю. Не забудьте предупредить работников, когда можно пользоваться факсимиле и какие документы им подписывать.

Что нужно знать о факсимиле
Факсимиле — это воспроизведение подписи человека. Простыми словами, это штамп, который можно ставить вместо ручной подписи на бумаге.
Подпись-штамп можно использовать в документах по соглашению сторон и внутренней переписке.
Факсимиле нельзя использовать в налоговых и трудовых документах, любых доверенностях, а также в документах, которые несут финансовые последствия.
Изготовить факсимильный штамп можно вручную или с помощью специалистов. Обычно профессионально созданная печать служит дольше и выполнена качественнее, чем самодельная.

При оформлении каких документов разрешено и запрещено ставить факсимиле подписи

Разрешено:
В документах без повышенных финансовых и юридических последствий: информационных и поздравительных письмах, грамотах, служебных удостоверениях,дополнениях и др.
Запрещено:
На документах, которые несут финансовые последствия: доверенностях, платежных, налоговых, кассовых документах, бухгалтерских отчетностях, счет-фактурах, векселях и др., а также на кадровых документах.

Как заказать изготовление факсимиле в Москве

Для заказа факсимиле подписи в Москве нужно предоставить нам изображение подписи:
На бумажном носителе (можно передать при посещении офиса производителя факсимиле);
В электронном виде:
1. фотография (в данном варианте нужно сообщить размер подписи, т.к. фотография подписи сделанная на электронном устройстве не позволяет определить реальный размер подписи);
2. изображение подготовленное на сканере;
Форматы файлов с изображением подписи: pdf, tiff, jpg, jpeg, png;
Цветовой профиль файла: CMYK, RGB, Grayscale;
Разрешение (качество) изображения: минумум 300 dpi.
Изготовить факсимиле в следующих вариантах:

На простой оснастке: данный вариант факсимиле стоит дешевле варианта на автоматической оснастке и используется для ограниченного количества оттисков подписи на документе. К недостаткам нужно отнести сложность получения четкого изображения подписи на бумаге и наличие отдельной штемпельной подушки;
На автоматической оснастке: данный вариант позволяет получить качественное изображение подписи на бумаге;
Клише факсимиле: данный вариант подходит, если у заказчика уже есть своя оснастка для факсимиле и он планирует наклеить на нее клише самостоятельно.
Можно заказать факсимиле в электронном виде:

Файл с изображением факсимиле с прозрачным фоном в форматах: pdf, png, tiff можно поместить в текстовые или другие виды файлов.
Размер факсимиле: размер факсимиле подписи можно изменить - сообщите размер факсимиле, который соответствует месту выделенному в документе для подписи.
Затем мы подберем соответствующую автоматическую оснастку и сообщим Вам стоимость факсимиле.
Для того, чтобы изготовить факсимиле подписи обычно требуется 1-2 часа.
Забрать факсимиле подписи можно в нашем офисе по адресу: г. Москва, ЮЗАО (Юго-Западный Административный округ) ул. Гарибальди, дом 28, корпус 1 (станция метро Новые Черёмушки).
Режим нашей работы пн - пт 10-19 ч.
После изготовления факсимиле мы бесплатно предоставим Вам изображение данной подписи в эл. виде (формат файла PNG или PDF с прозрачным фоном). Данный файл можно использовать при оформлении счетов в 1С и других программах.
Оплатить можно по счету, банковской картой или наличными (мы предоставим кассовый чек).
После изготовления факсимиле подписи в Москве мы бесплатно предоставим файл с изображением подписи.

Как заказать изготовление факсимиле подписи в Москве

Статья 03Что такое факсимиле подписи

Как заказать изготовление факсимиле в Москве

Статья 03
Что такое факсимиле подписи