Изготовление печатей
и факсимиле подписи

О некоторых вопросах, связанных с использованием печати в деятельности организации

История применения печатей на Руси начинается со средних веков. Наиболее древней из известных печатей является свинцовая булла князя Святослава Игоревича, которую историки относят к 945-972 годам. Этимология слова «печать» полностью не исследована, однако считается, что слово «печать» в славянских языках происходит от слова «пеку» и связано с обозначением орудия для выжигания знака.

Такие знаки в древности ставились на предметы в удостоверение их принадлежности определенному лицу. Интересным является тот факт, что подпись, в отличие от печати, приобрела своей самостоятельный статус намного позднее.

Сегодня печать традиционно рассматривается как одно из средств индивидуализации организации и способ удостоверения полномочий лица на подписание документа. Печать используется при заключении и исполнении договоров, оформлении трудовых отношений, финансовой и налоговой отчетности. Практически любой юридически значимый документ, исходящий от имени организации, удостоверяется печатью. Несмотря на давнюю историю применения печати, на практике ее использование вызывает массу вопросов. В настоящей статье мы постараемся рассмотреть некоторые из наиболее часто возникающих вопросов.

1. Может ли организация использовать несколько печатей, требуют ли они регистрации и имеет ли юридическую силу печать с пометкой «для документов»?
В России нет специального закона о печатях, который бы регулировал форму оттиска печати и указывал, какая информация подлежит включению в оттиск. Необходимость наличия печати и предъявляемые к ней требования следуют из норм, содержащихся в законах об отдельных организационно-правовых формах юридических лиц.
В частности, в силу п. 7 ст. 2 Федерального закона «Об акционерных обществах», п. 5 ст. 2 Федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью», а так же п. 3 ст. 2 Федерального закона «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях», соответствующие организации должны иметь круглую печать, содержащую полное фирменное наименование на русском языке и указание на место его нахождения. В печати может быть также указано фирменное наименование юридического лица на любом иностранном языке или языке народов Российской Федерации.
Таким образом, организация должна иметь и вправе использовать в своей деятельности печать, содержащую полное наименование организации и указание на место ее нахождения.
Согласно общепринятой точке зрения, если печать организации помимо определенной законом информации будет содержать фразу «Для финансовых документов», «Для договоров», либо иную дополнительную информацию, её применение будет допустимо. Но к этой дополнительной информации не относится государственная символика (в частности, гербы). Её размещение на печатях ограничено законом.
До 90-х гг. ХХ века изготовление печатей контролировалось государственными органами. Приказом МВД СССР от 13 февраля 1978 г. № 34 была утверждена Инструкция о порядке открытия штемпельно-граверных предприятий (мастерских), изготовления печатей и штампов, однако в связи с изданием Приказа МВД России от 14 февраля 1994 года № 48 указанная Инструкция отменена. В настоящее время федеральным законодательством не установлено требование о регистрации печатей организаций. В некоторых субъектах федерации такая регистрация проводится, но для организации это не обязательно.
Поскольку количество печатей, как и требование к их регистрации, нормативно не установлены, организация вправе использовать в своей деятельности несколько печатей, каждая из которых должна соответствовать указанным выше требованиям.
2. Обязателен ли оттиск печати на договоре и доверенности?
В силу ст. 160 Гражданского кодекса РФ, сделка в письменной форме должна быть совершена путем составления документа, выражающего ее содержание и подписанного лицом или лицами, совершающими сделку, или должным образом уполномоченными ими лицами.
Законом, иными правовыми актами и соглашением сторон могут устанавливаться дополнительные требования, которым должна соответствовать форма сделки (совершение на бланке определенной формы, скрепление печатью и т.п.), и могут предусматриваться последствия несоблюдения этих требований.
В силу прямого указания статьи 185 Гражданского кодекса РФ скрепление печатью обязательно лишь при оформлении доверенности от имени юридического лица.
Таким образом, отсутствие на договоре печати само по себе — не основание для признания договора незаключённым либо недействительным. Скрепление договора печатью в России является лишь обычаем гражданско-правового оборота.
3. Можно ли не проверять полномочия лица, если его подпись удостоверена печатью?
С таким вопросом сталкивается любой руководитель организации, заключающий договор с контрагентом. Многие считают, что печать является непременным атрибутом руководителя организации и наличие печати само по себе означает наличие полномочий действовать от имени организации. Это – наиболее распространенное заблуждение.
В силу ст. 160 Гражданского кодекса РФ, сделка в письменной форме должна быть совершена путем составления документа, выражающего ее содержание и подписанного лицом или лицами, совершающими сделку, или должным образом уполномоченными ими лицами. Согласно ст. 53 Гражданского кодекса РФ, юридическое лицо приобретает гражданские права и принимает на себя гражданские обязанности через свои органы, действующие в соответствии с законом, иными правовыми актами и учредительными документами.
Таким образом, в гражданско-правовых отношениях без доверенности от имени юридического лица может действовать лишь исполнительный орган, определяемый, как правило, в учредительных документах. Само по себе указание в договоре на то, что подписавший его является директором, генеральным директором или, например, коммерческим или управляющим директором, ещё не означает, что это орган юридического лица, который вправе действовать от его имени без доверенности. Ведь в учредительных документах название единоличного исполнительного органа может быть другим, например — президент или председатель.
Проверить наличие полномочий у подписавшего договор или иной документ можно, лишь ознакомившись: 1) с учредительными документами организации, где указаны наименование, пределы и сроки полномочий органа, действующего без доверенности, и 2) с решением уполномоченного органа этой организации о том, что таким органом назначен (избран) именно подписавший. При этом надо проверить, не истёк ли срок его полномочий.
Без доверенности подписать договор вправе только руководитель организации, определяемый законом в качестве органа юридического лица. Все остальные лица, вне зависимости от занимаемых ими должностей, могут действовать только на основании доверенности, которая содержит такое полномочие. Не следует принимать в расчет и должностные инструкции, определяющие объем полномочий того или иного работника, поскольку инструкции являются внутренними документами (локальными актами) организации, определяющими трудовые отношения работника и организации. Должностные инструкции могут быть изменены сторонами трудового договора в любой момент и, как правило, сами по себе не могут предоставлять работнику гражданско-правовых полномочий.
Руководителям, которые испытывают неловкость в вопросе о проверке полномочий органа или представителя контрагента, можно посоветовать получить часть необходимой информации в выписке из единого государственного реестра юридических лиц или единого государственного реестра индивидуальных предпринимателей. Такая выписка, предоставляемая налоговым органом, даст достаточно актуальную информацию о потенциальном контрагенте.
Нередко подобный вопрос возникает и при исполнении договоров. Распространено мнение, что наличие печати «заменяет» доверенность и позволяет лицу, имеющему печать организации, передавать и принимать от ее имени имущество. Основанием для такого вывода обычно служит ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете», предусматривающая обязанность использования унифицированных форм первичной учетной документации и Постановление Госкомстата России от 25.12.1998 г. № 132, утвердившее форму товарной накладной ТОРГ-12, в которой имеется пометка "МП".
В результате нередко менеджеры, кладовщики, экспедиторы или иные лица, в обязанности которых входит отгрузка товара, передают его любому лицу, имеющему при себе печать контрагента. Такие действия работников могут привести к неблагоприятным имущественным последствиям для их работодателя, поскольку может оказаться, что это фактически передача товара не уполномоченному лицу, что влечёт риск неполучения оплаты за переданный товар.
На первый взгляд может показаться логичным, что требование о наличии оттиска печати означает, что накладную должен подписать только руководитель (единоличный исполнительный орган) и, соответственно, никакая доверенность не требуется. Однако такой вывод справедлив лишь в случае, если накладная действительно подписана руководителем организации – получателя. А наличие оттиска печати на подписи не уполномоченного лица не даёт полномочий на получение товара и не подтверждает передачу товара надлежащему получателю.
Документом, удостоверяющим полномочия обозначенного в нем лица на совершение оговоренных доверителем действий в отношениях с третьими лицами, является именно доверенность. Порядок выдачи такой доверенности определен Инструкцией Минфина СССР «О порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности» от 14.01.1967 года № 17. Если имеется правильно оформленная доверенность на приёмку товара и накладная действительно подписана уполномоченным на это лицом, то необходимости ставить оттиск печати на накладной нет.
Таким образом, при передаче товара организации по накладной установленной формы также необходимо удостовериться в наличии полномочий принимающей стороны независимо от наличия либо отсутствия печати у представителя.